Het gemeentelijke takenpakket verandert voortdurend. De transformaties in het sociaal domein en de aankomende Omgevingswet zijn daarvan belangrijke voorbeelden. Maar de financiële mogelijkheden blijken tegelijkertijd beperkt. De overheid gaat mede daarom steeds meer uit van zelfredzaamheid van inwoners. De gemeente ontwikkelt zich bij de realisatie van initiatieven steeds meer naar één van de maatschappelijke partijen. En niet meer als de gemeente die 'van bovenaf' bepaalt wat goed is.
De gemeentelijke ambities en het veranderende takenpakket stellen hoge eisen aan de kwaliteit van de ambtelijke organisatie. In 2022 werkte de organisatie verder aan het vergroten van de wendbaarheid en het verbindend vermogen.
De organisatiestructuur
Onze organisatiestructuur is afgeleid van het zogenoemde directiemodel. De organisatie staat onder algemene leiding van de gemeentesecretaris, die tevens algemeen directeur is. De ambtelijke organisatie bestaat uit drie afdelingen: de Fysieke pijler, de Sociale pijler en de Bedrijfsvoeringspijler.
We hechten waarde aan een compacte en efficiënte organisatie en aan een gezonde bestuurs- en organisatiecultuur waarin lef, professionaliteit, samenwerken, resultaat, klantgerichtheid en plezier kernbegrippen zijn. We zetten in op betrouwbaarheid en toegankelijkheid van zowel bestuur als organisatie. We ontwikkelen de gemeentelijke organisatie verder richting een wendbare organisatie, die goed kan blijven inspelen op toekomstige ontwikkelingen. En waarbij verbinding met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties cruciaal is. We hebben oog voor de wensen van onze klanten en reageren daar adequaat op door in mogelijkheden en kansen te denken en niet in onmogelijkheden of bedreigingen.
De medewerkers
In het strategisch HR-beleid is onze HR-visie vastgelegd: onze medewerkers zijn goed toegerust om te kunnen werken, nu en in de toekomst. Onze organisatie en medewerkers zijn wendbaar en staan in verbinding met collega’s en klanten. We bouwen de kernkwaliteiten ‘wendbaar’ en ‘verbindend’ verder uit, koesteren ze en zijn hier ook zuinig op. We werken in een inspirerende en prettige werkomgeving en vinden het welbevinden van onze medewerkers belangrijk.
We werken hier concreet aan door in te zetten op (1) duurzame inzetbaarheid, (2) regionale samenwerking en (3) een inspirerende, prettige en uitdagende werkomgeving en welbevinden van medewerkers.
Digitalisering, privacy en informatiebeveiliging
Informatie wordt steeds belangrijker. Ook voor onze gemeente. De schaalgrootte van onze gemeente vraagt echter om duidelijke keuzes. Ten aanzien van de ontwikkelingen en investeringen gelden dan ook de volgende uitgangspunten:
- We bieden een veilige omgeving. Burgers, ondernemers en medewerkers mogen er op vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn en niet kunnen worden benaderd door onbevoegden.
- We bieden continuïteit. In het geval van calamiteiten bieden wij de noodzakelijke ondersteuning om de essentiële informatievoorziening binnen 48 uur beschikbaar te krijgen. Dit biedt garanties voor het functioneren van ‘de veiligheidsdriehoek’ en de kritische registraties van de gemeente.
- We voldoen aan wet- en regelgeving. Het betreft hier onder meer de wet- en regelgeving gericht op archief, privacy, security en de uitvoering van de wettelijke informatietaken.
- We bieden onze medewerkers hoogwaardige informatievoorziening die hen in staat stelt om effectief en efficiënt invulling te geven aan de toegewezen taken.
Om dit te kunnen realiseren moeten we de basis versterken. Dat wil zeggen:
- We optimaliseren het beheer en onderhoud van onze informatievoorziening door het versterken van de I&A-organisatie, het efficiënter maken van onze dienstverlening aan de interne organisatie, het vergroten van het inzicht in de middelen die wij beheren en het versterken van het applicatiebeheer in de afdelingen;
- We werken aan het beheerst doorontwikkelen van de informatievoorziening. Anders gezegd: we streven naar weloverwogen, onderbouwde aanpassingen van en uitbreidingen op onze informatievoorziening. Daarmee verlagen we risico’s en zorgen we dat onze informatievoorziening aan blijft sluiten op de strategische doelstellingen van de gemeente.
Doelmatigheid en doeltreffendheid
Op basis van de Onderzoekverordening 213a Neder-Betuwe 2019 doen we regelmatig onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. Jaarlijks optimaliseren we een aantal processen door continu vanuit de klantbeleving verbeteringen aan te brengen met zo min mogelijk verspilling. Daarmee proberen we de tevredenheid van klanten, medewerkers en de organisatie te verbeteren.
Deze aanpak is geen onderzoek in de gebruikelijke zin met een rapport van bevindingen en aanbevelingen. Het is wel een continu verbeterproces, waarbij het beleid en de inrichting van de processen en systemen direct worden aangepakt. Mocht er aanleiding zijn voor een specifiek onderzoek dan wordt de Rekenkamercommissie geïnformeerd. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt de voortgang gemonitord.
Rechtmatigheid
Inwoners en maatschappelijke partners moeten ervan uit kunnen gaan dat de gemeente zich aan wet- en regelgeving houdt bij de besteding van het gemeenschapsgeld. Dat betekent bijvoorbeeld dat de organisatie zich houdt aan eventuele voorwaarden voor verkregen subsidies, maar ook aan regels voor uitgaven die niet begroot waren. We vinden het belangrijk dat de organisatie zodanig is ingericht dat rechtmatig werken logisch is.
Samenwerking in de regio
Om een zelfstandige organisatie te kunnen blijven, is het belangrijk dat wij goed samen blijven werken in en met de regio. Dat is niet gemakkelijk. Samenwerking in het Rivierenland en in Gelderland-Zuid maakt dat we taken efficiënt kunnen uitvoeren. Maar het stelt de gemeentelijke organisatie ook voor uitdagingen. De benodigde gezamenlijke sturing, opdrachtformulering en afstemming maakt het immers tegelijkertijd complex. En de samenwerking aan gemeentegrens overschrijdende opgaven zoals stikstof, energietransitie en klimaatadaptatie maakt steviger resultaten mogelijk. Maar daarmee nemen ook het aantal overleggen, samenwerkingsverbanden en de bestuurlijke drukte toe.
Frauderisico’s
Wij zijn ons bewust van inherente risico’s van fraude die, zowel intern als extern, worden gelopen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken. Het college werkt aan een frauderisicoanalyse en zet hiermee een belangrijk stap in het creëren van bewustwording omtrent dit thema. Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden en tevens worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles die gedurende het jaar worden uitgevoerd.
Stakeholders van de gemeente moeten er op kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. De gemeente beschikt over een uitgebreid scala aan zogenaamde soft controls. Iedere medewerker van de gemeente legt bij indiensttreding een ambtseed of ambtsbelofte af en overlegt een verklaring omtrent gedrag. Daarnaast beschikt Neder-Betuwe over vastgestelde regeling en gedragscodes, onder andere op het gebied van nevenwerkzaamheden en financiële belangen, welke openbaar beschikbaar zijn. We beschikken daarnaast over een regeling melden vermoeden misstanden en in de organisatie is een vertrouwenspersoon en meldpunt ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld.
Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheidingen, zogenaamd hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa.
Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen er toe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd.
De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit.
Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern, maar ook extern vanuit de sector. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.
Conclusie
Het college is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate wijze aandacht krijgen.